En las ocasiones en que una organización se plantea un proceso de mejora a nivel de equipo es necesario llevar a cabo un proyecto que cubra varios aspectos clave.

Para un análisis equilibrado sería conveniente tener en cuenta al menos las siguientes áreas:

• Personas
• Procesos
• Relaciones

El vínculo necesario entre estos tres elementos es el líder y la herramienta principal para desarrollar este proceso es la comunicación.

PERSONAS

En lo que tiene que ver con las personas el proceso de diagnóstico y acompañamiento permite poner foco en los puntos clave para ayudarles en su crecimiento personal y profesional.

Sobre la persona nos podríamos preguntar:

• ¿Se conoce?
• ¿Sabe cuáles son sus objetivos?
• ¿Conoce la reglas de juego del equipo?
• ¿Tiene las competencias adecuadas a su puesto?

PROCESOS

Con respecto a los procesos, lo habitual es que las personas de la organización hagan su trabajo sin ser apenas conscientes de que este forma parte de una serie de procesos encaminados a un objetivo común.

En este caso las preguntas podrían ser:

• ¿Están identificados los procesos?
• ¿Son adecuados? 
• ¿Eficientes?
• ¿Los conocen todos los implicados?
• ¿Son mejorables?

RELACIONES

En tercer lugar, una las principales causas de bloqueo de los equipos son las relaciones, que están basadas principalmente en la comunicación.

Una mala comunicación o la falta de comunicación conduce a malas relaciones, que a su vez conducen a malos resultados.

Si las personas del equipo no hablan entre ellas, no se respetan o no mantienen una comunicación sana y fluida el rendimiento del equipo se resiente.

EL CAMINO DE MEJORA

Partiendo de la base de que el líder es la clave para la unión y desarrollo de estas 3 áreas a través de la mejora de la comunicación, podemos hacer un ejercicio sobre cómo plantear este proceso de desarrollo.

En primer lugar, una de las principales labores del líder es conocer a las personas a su cargo para poder ayudarles en su crecimiento.

Además, hay que definir claramente a cada persona cuáles son sus objetivos y debemos establecer las reglas de juego como equipo.

Otro factor relevante es que en muchas organizaciones los integrantes del equipo directivo se quejan del poco tiempo que tiene el líder para atenderles.

Esta creencia, sea cierto o no, lleva a las personas a abordar al líder en cualquier momento y lugar para plantear cuestiones o transmitir información. Esto provoca un descenso en la calidad de la comunicación, primando las conversaciones del tipo “a salto de mata”.

Tomando esta situación con perspectiva se pueden abordar los problemas en las tres áreas articulando una mejora de la comunicación en difefentes niveles:

• Intercambios rápidos.
• Planificación.
• Seguimiento.

BRIEFING

Este formato busca proporcionar al líder un contacto diario con su equipo de forma que todos sientan que tienen su atención, minimizando el tiempo necesario para ello y poniendo el foco en la calidad de esta comunicación.

Un briefing puede tener una duración entre 5 y 10 minutos y consiste en un intercambio rápido de información y peticiones, centrado en los temas relevantes del día a día. La estructura es del tipo:

• Qué te debo, qué me debes.
• Qué necesitas, qué necesito.

De esta forma el líder está informado de primera mano y sus colaboradores no necesitan perseguirlo a lo largo del día. Esto contribuye enormemente a reducir las interrupciones, mejorando la productividad del equipo. Si el briefing no puede realizarse de forma presencial en algún momento, se puede llevar a cabo por teléfono o videollamada. Lo importante es mantener el hábito diario.

Este mismo formato pueden emplearlo los responsables de área para su comunicación con el resto de compañeros de otros departamentos, facilitando un espacio mutuo de intercambio de información y peticiones, igual que sucede entre ellos y el líder.

REUNIONES DE PLANIFICACIÓN

Este tipo de reuniones puede tener una frecuencia semanal y proporcionan el marco adecuado para abordar los diferentes proyectos, estableciendo el uso de recursos y los plazos de ejecución. 

Son una oportunidad para que los responsables de las diferentes áreas conozcan la visión global de los proyectos y no solo la de su departamento.

REUNIONES DE SEGUIMIENTO

Nos sirven para verificar el cumplimiento de las acciones, analizar los resultados y establecer correcciones sobre el itinerario previsto.

Al mismo tiempo, proporcionan un contexto adecuado para reflexionar sobre lo que estamos haciendo bien y sobre aquello en lo que podemos mejorar como equipo.

Como resumen me gustaría recordar que la mayoría de los problemas en las organizaciones provienen de una mala comunicación o de la falta de comunicación. Con estas herramientas podemos abordar esta problemática proporcionando entornos adecuados que nos ayuden a mejorar la confianza de los equipos, aumentando la efectividad de los mismos.